Wat is een kantoor zonder een printer? Hoewel we steeds meer digitaal doen, zal een printer in een zakelijke omgeving niet snel overbodig worden. Dat merk je pas echt als je er geen hebt of je huidige zakelijke printer de geest geeft. Wil jij een nieuwe printer kopen voor zakelijk gebruik? We bespreken 10 belangrijke aandachtspunten bij het kopen van een zakelijke printer.
Maximale papierformaat
Een standaardprinter is geschikt voor het printen op A4 papier. Maar als ondernemer heb je mogelijk behoefte aan meer opties. Zoals het printen op enveloppen of etiketten. Ook kan het praktisch zijn om ook op A3 papier te kunnen afdrukken. Dit zijn zaken waarop je je printer specifiek moet uitzoeken. Vooral de mogelijkheid om op A3 te kunnen printen zorgt ervoor dat er veel printers afvallen.
Resolutie
Waar gebruik jij jouw zakelijke printer hoofdzakelijk voor? Dat is belangrijke vraag om jezelf te stellen, omdat niet alle printers even goed geschikt zijn voor het op hoge kwaliteit afdrukken van afbeeldingen. Dit heeft te maken met de maximale resolutie waarop de printer kan afdrukken. Wanneer je eigenlijk voornamelijk tekst afdrukt is een lagere resolutie geen probleem, maar als je bijvoorbeeld foto’s mooi wilt kunnen afdrukken moet je een printer uitzoeken met een hoge printresolutie. In het algemeen is het zo dat laserprinters, die op toner werken in plaats van inkt, wat minder hoge resoluties ondersteunen.
Dubbelzijdig printen
Om papier te besparen is het handig als je dubbelzijdig kunt printen. Soms is het ook gewoon wenselijk dat je beide zijden van een bladzijde kunt bedrukken. Dit kan altijd handmatig door eerst de ene zijde te bedrukken en vervolgens de pagina opnieuw omgekeerd in te voeren in het apparaat, maar dat is natuurlijk niet erg praktisch. Zoek daarom een zakelijke printer uit die automatisch dubbelzijdig kan afdrukken. Dat scheelt tijd en moeite en er kan dan ook weinig fout gaan.
Kopieerfunctie
Moet je bij tijd en wijle ook papieren kopiëren? Daar kun je natuurlijk een apart kopieerapparaat voor aanschaffen, maar als je niet aan de lopende band kopieert kun je ook een zakelijke printer kopen die naast afdrukken ook kan kopiëren en scannen. Zo heb je alle mogelijkheden in één apparaat gevangen.
Automatische invoer
Als je wilt gaan kopiëren of scannen met je zakelijke printer, is het natuurlijk niet handig als je elke pagina afzonderlijk handmatig moet invoeren, want dan ben je veel tijd kwijt. Net zoals dit bij kopieerapparaten kan, zijn er ook zakelijke printers te vinden met een automatische invoer voor een bepaald aantal pagina’s. Zo hoef je enkel je stapel papieren in te voeren, het commando geven om te kopiëren of scannen en de klus wordt voor je geklaard.
Fax
Hoewel de fax al lange tijd op z’n retour is, komt dit nog steeds van pas voor sommige bedrijven. Omdat een fax ook moeten afdrukken, zal het je niet verbazen dat er zakelijke printers te krijgen zijn die ook als fax kunnen functioneren. Dit geldt voor lang niet alle printers, dus je moet je zakelijke printer er wel nadrukkelijk op uitzoeken als je er ook mee wilt kunnen faxen.
Afdruksnelheid
Wat de snelheid van afdrukken betreft is de ene printer zeker de andere niet. Er zitten grote verschillen in de afdruksnelheid tussen verschillende printers. Een zakelijke printer die traag is met afdrukken kan een grote bron van frustratie worden en de voortgang van bedrijfsprocessen vertragen. Vergelijk daarom zeker printers met elkaar op dit punt en neem afdruksnelheid mee in je keuze voor de juiste zakelijke printer voor jou.
Prijzen van de inkt
Naast de aanschafkosten van je printer, blijf je er natuurlijk kosten aan hebben door het apparaat te gebruiken. Je verbruikt papier, maar ook inkt of toner (afhankelijk van of het een inkjetprinter of een laserprinter betreft). Dit is de grootste kostenpost. Daarom is het verstandig om voordat je een zakelijke printer aanschaft al te onderzoeken wat de inkt of toner voor het apparaat in kwestie kost en of er huismerkcartridges bestaan waarmee je kunt besparen. Door op deze manier vooruit te denken kun je onnodig hoge kosten voorkomen.
Aantal inktcartridges
Naast de kosten van nieuwe inkt of toner, is het ook goed om te kijken naar hoeveel cartridges er in je printer moeten. Vermijd printers waarbij er meerdere kleuren inkt in één cartridge zitten. Als één van de kleuren dan opraakt, moet je de cartridge vervangen terwijl de rest van de inkt nog niet op is. Dat is zonde van het geld en zonde van de inkt. Het is beter om voor alle basiskleuren losse cartridges te hebben, zodat je alleen die cartridge hoeft te vervangen wanneer de inkt van die kleur op is.
Formaat
Een eigenschap die vooral bij het online shoppen naar printers vaak over het hoofd wordt gezien, is het formaat van het apparaat. Sommige printers zijn lekker compact, andere zijn enorme bakbeesten. Op een foto in een webshop kun je die inschatting niet goed maken, omdat de ruimte die er beschikbaar is voor afbeeldingen bij elke printer in de webshop hetzelfde is. Kijk daarom zeker ook naar de afmetingen van de printer in kwestie en maak een goede inschatting van of deze bij jou op kantoor past. Hiermee voorkom je de onaangename verrassing van het ontvangen van een printer die je niet kwijt kunt.
Aan de hand van deze aandachtspunten zou je de beste zakelijke printer voor jouw behoeftes moeten kunnen vinden. Overigens is een zakelijke printer leasen ook een mogelijkheid die je zou kunnen overwegen als je er bijvoorbeeld van verzekerd wilt zijn dat je bij problemen met je printer snel geholpen wordt met een reparatie of een vervangende printer. Ook dan moet je echter aandacht besteden aan welke printer je neemt.